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コピー機の選び方とは

コピー機や複合機のようなOA機器を導入する際、多機能、高機能、高額であればどれでもその企業に最適であるという訳ではありません。コピー機を選ぶ際、考慮する点は、その企業の「月間印刷枚数」がポイントになります。

スピードコピー機や複合機の価格は、そのスピードによって決まります。スピードが速ければ価格は高く、遅ければ安い商品ということになります。企業の業務内容によっては、月間印刷枚数が少ない企業も多く存在しますが、そんな企業がハイスピード、多機能の高額な商品を購入してしまうと、不要なスペック(オーバースペック)の商品を買ったことになってしまいます。逆に、月間印刷枚数が多いにもかかわらず、安い遅い商品を購入した場合、ロースペックとなり、業務に支障をきたす恐れが出てしまいます。このように、値段ではなく、必要枚数を概算することで、その企業にふさわしいコピー機を絞り込むことができます。

新品や中古を自社購入する、あるいはリース契約で導入するとしたとしても、会社にとって、とても高額な買い物となりますので、ふさわしい商品はどれか、選び方について把握し、社内で必要な機能等を考慮した上で、コピー機を選択するようにしましょう。

コピー機をリースする

企業がコピー機のようなOA機器を導入する際、リース契約の利用が多い傾向にあります。リース契約をしてコピー機を購入するというシステムについて、簡単に説明すると、OA機器のメーカーと、導入したい企業の間に、リース会社が間に入って代わりに支払いをし、その料金に手数料等を加えた額に対して、企業が月々返済していくという仕組みが「リース契約」となります

リース契約コピー機等のリース契約の大きなメリットとは、初期費用がほぼゼロ円で導入できる点にあります。リース会社が代行して代金の支払いを行う為、最初に企業側の運用資金が一気に出ていくことはありません。また、リース契約を利用する際に審査がありますが、銀行からの借入れ金の審査に比べると格段に簡略化されており、気軽に申込みができるという点でもメリットと言えるでしょう。企業としては、大事な運転資金としてキープできますので、有り難いシステムということになります。また、リース契約は、経費扱いにできる為、毎月固定料金になります。ランニングコストが分かりやすく、把握しやすいことも便利な点です。また、リース会社が購入する形になる為、所有権を持ちません。税金等の面倒な事務処理がないことで、負担の軽減にもなります。

OA機器の導入方法

オフィスで使用するOA機器について、導入を検討されている場合、その導入方法について悩まれている方もおられることでしょう。オフィス用機器となると一般家庭用の商品とは異なり、かなりの高額になりますし、企業側としては、できれば安い費用で導入したいと考えます。

OA機器一般的に、企業が活用するコピー機等のOA機器の導入には、新品の購入、あるいは中古品の購入、リース契約での購入の大きく三つの手段があります。新品購入の場合は、やはり導入の際の初期費用がデメリットになりますが、その分、商品のクオリティにおいては安心して使うことができます。導入後のランニングコストも品質が良い分少なくて済み、丁寧に扱えば長く使用できますし、故障等のトラブルも少ないというメリットがあります。中古での導入の場合は、新品よりも遥かに安い価格で、欲しい機能、品質を求めることが可能です。ただし、やはり中古である限り、新品よりは故障する確率も高くなることは確かです。その際のメンテナンス費等についてはデメリットになると言ってよいでしょう。

OA機器の導入方法は、その企業の方針、予算、条件によって適した方法は異なりますので、どれが一番適しているかは一概に決まっていません。導入を検討されている企業の担当者の方は、どの導入方法が適しているのかを考える為に、各方法についてのメリット等を理解しておく必要があります。それらをふまえて、導入方法を決定するようにしましょう。